Mon workflow dans Things 3

Things 3 est un gestionnaire de tâches développé par Culture Code. J’utilise cette application quotidiennement depuis longtemps et j’avais envie de partager mon workflow avec vous.

Things 3 pour gérer toutes mes tâches au quotidien.

Things est une application de gestion de tâches qui existe depuis plusieurs années dans l’écosystème Apple. C’est d’ailleurs l’une des premières applications que je me suis acheté pour mon iPhone 3G et mon MacBook Pro.

Depuis cette application a bien évolué pour devenir Things 3, le meilleur gestionnaire de tâches dans l’écosystème Apple, avis totalement subjectif, je vous l’accorde mais je ne suis pas le seul à l’affirmer : The best productivity and GTD app suite for Mac, iPhone, and iPad.

Mais avant de parler de Things, parlons un petit peu de la méthode GTD.

GTD ? Get Things Done c’est quoi ?

La méthode GTD est une méthode qui a été mise au point par David Allen. En 2001, David Allen publie son bouquin « Getting Things Done, the art of stress-free productivity », dans lequel il décrit sa méthode pour gérer ses priorités quotidiennes. Sa méthode s’appuie sur 5 principes qui, quand ils sont appliqués, permettent de mieux s’organiser.

Je vous résumé les 5 étapes de cette méthode pour que vous puissiez prendre connaissance de cette méthode (et ensuite voir comme je l’applique dans Things).

  • Collecter

Pour cette étape, on collecte l’ensemble des choses que l’on doit où prévoit de faire. On se contente de les collecter sans réfléchir, on peut noter tout ce qui nous passe par la tête.

L’objectif est simple : « se libérer l’esprit ». Fini de garder dans un coin de sa tête une idée, un projet, une liste de course, etc. On collecte toutes ses informations pour les traiter ensuite.

  • clarifier et traiter

Pour cette seconde étape, on va traiter notre boite de réception pour y mettre un peu d’ordre. Face à toutes les choses que l’on a notée dans notre boite de réception, on a trois options possibles : rejeter la tâche, la faire immédiatement où l’organiser.

En gros, si l’on se rend compte qu’une chose que l’on a noté ne nous sert/servira à rien, on l’a supprime. Si une tâche que l’on a notée prend moins de deux minutes, on l’a fait de suite. Pour finir, si une chose que l’on a notée demande du temps pour être réalisée, on passe à l’étape suivante : organiser.

  • Organiser

Dans cette partie, on a va classer les tâches à faire selon différents critères comme le lieu où la tâche doit être effectuée (au bureau, à la maison, en déplacement, etc.), le temps nécessaire à cette tâche, etc. On va également trier et organiser nos tâches selon des projets, des domaines (propre à Things je pense), etc.

On va également ajouter des tags à nos tâches et définir des échéances et des rappels (si besoin) pour les différentes tâches. C’est la partie où l’on orchestre la suite des événements et on établit un plan d’action.

  • Réviser

C’est l’une des parties les plus importantes pour moi. J’en parlais sur mon blog récemment. J’ai mis de côté cette partie de révision et pourtant un suivi régulier est essentiel au bon fonctionnement de cette méthode. Il ne suffit pas d’organiser, vous devez régulièrement jeter un œil sur l’état d’avancement de vos tâches ainsi que faire un point sur celles qui sont désormais achevées, en cours et bien sûr, les nouvelles qui sont apparues.

  • Agir

Ensuite, c’est bien beau d’avoir une méthode qui a fait ses preuves mais si on agit pas, si on ne suit pas l’organisation que l’on met en place, cela ne sert à rien. Il faut donc agir selon le plan d’action que l’on a mis en place précédemment. Bien entendu, il n’est pas interdit de faire évoluer ce plan. Par exemple, il faut prendre en compte votre temps, vos priorités, etc. pour effectuer certaines tâches et par conséquent faire évoluer votre organisation pour optimiser un maximum.

Maintenant que vous en savez un peu plus sur cette méthode, on va se plonger dans le vif du sujet avec mon workflow dans Things 3.

Si vous voulez tout savoir de cette méthode, je vous conseille l’excellent bouquin de David Allen : Get Things Done(https://amzn.to/2CMrB0U).

Présentation de Things 3

Things 3 est disponible sur macOS et iOS.

Comme je l’explique plus haut, Things 3 est gestionnaire de tâches qui va vous permettre de collecter toutes vos tâches dans une Inbox pour ensuite, les trier, les organiser sous formes de projets, dans des domaines, y ajouter des mots-clés, des échéances et des rappels.

Les différentes parties de l’interface de Things 3 :

  • A classer = inbox donc c’est l’endroit où tout ce que vous allez collecter se retrouve.
  • Aujourd’hui : c’est la liste des tâches à faire aujourd’hui.
  • A venir : c’est un calendrier des tâches. on y trouve toutes les tâches qui ont une date d’échéance.
  • A tout moment : c’est l’ensemble de vos tâches mais qui n’ont pas de date d’échéance.
  • Un jour : c’est l’endroit où vous pouvez stocker les tâches que vous ferez un jour mais vous ne savez pas encore quand.
  • Journal = historique de tous les éléments de Things 3
  • Corbeille = historique de tous les éléments supprimés.

Ce sont les premiers éléments de la barre latérale. Ensuite, on retrouve les domaines et les projets. Les domaines sont, dans mon utilisation, un moyen de scinder les différentes thématiques dans mes tâches. J’en utilise 5 différents :

  • Moi : regroupe l’ensemble des choses à faire qui me concerne personnellement.
  • Famille : regroupe l’ensemble des choses à faire qui concerne ma famille
  • Routines : regroupe l’ensemble de mes tâches régulières, de mes routines.
  • tmdf : regroupe l’ensemble des choses que j’ai à faire pour le blog/le podcast.
  • pro : regroupe l’ensemble des choses que j’ai à faire pour mon boulot.

Avec cette organisation, je sais organiser mes tâches et cela me permet de me concentrer sur les choses à faire en affichant que le domaine tmdf quand je bosse pour le blog, où le domaine pro quand je suis au boulot.

Dans ces domaines, on peut ajouter des projets. Je m’en sers pour regrouper toutes les tâches qui concerne un but précis. Par exemple, dans le domaine « famille », j’ai un projet « Marvel Cinematic Universel » (ma femme veut rattraper tous les Marvel’s du coup, on s’organise). Ce projet regroupe, donc, tous les films du MCU organiser dans l’ordre et il est divisé en 3 phases.

Au sein des projets, on peut ajouter des titres pour diviser les différentes étapes du projet et organiser les tâches au sein même du projet.

Et, enfin, pour chaque tâche, on peut définir une date d’exécution (date à laquelle la tâche doit être effectuée) ou une date d’échéance. En toute honnêteté, je n’ai pas très bien compris la différence entre les deux.

Du coup, j’utilise principalement la date d’échéance car elle a l’avantage d’être plus visuel dans les projets car elle affiche le nombre de jours qu’il reste pour la réalisation de la tâche. On peut également dans Things 3 ajouter des mots-clés et des rappels à chacune des tâches enregistrées dans l’application.

Dans les fonctionnalités de Things, il y a aussi la possibilité d’importer des Rappels depuis l’application d’Apple. En gros, tous les rappels qui vous ajouter dans l’application d’Apple apparaissent dans votre Inbox et vous pouvez les importer directement dans Things.

J’utilise beaucoup cette option pour ajouter des rappels dans Things via Siri. C’est beaucoup plus pratique quand on est francophone de dire « Dis Siri, rappelle-moi de faire ça » que de dire « Dis Siri ajoute ça dans Things » car 9,9 fois sur 10, Siri ne comprend pas le mot « Things ». Du coup, je passe par Rappels pour ça. J’utilise également cette intégration via Raccourcis mais je vous en parle plus bas dans l’article.

L’interface iOS est assez semblable à la version Mac à une différence près sur iOS, vous n’avez pas de barre latérale.

Mail to Things et Raccourcis.

Things est une application qui tire bien parti de macOS et iOS, les développeurs suivent les mises à jours des différents OS et s’adaptent bien aux nouveautés. Il y a deux fonctions que j’apprécie particulièrement dans Things, c’est Mail to Things et l’intégration à Raccourcis.

Mail to Things, comme son nom l’indique, permet de créer des tâches à partir d’un email.

Vous avez une adresse mail dédié à votre compte Things Cloud et lorsque vous envoyez un mail à cette adresse, cela crée une tâche (l’objet du mail sera le titre de votre tâche et le contenu du mail, la note de votre tâche). C’est pratique pour ajouter des tâches dans son Inbox même quand on est pas devant son ordinateur mais c’est surtout très utilise pour transformer ses mails en tâches à faire.

Raccourci pour optimiser la gestion des tâches

L’autre fonctionnalité que j’apprécie également c’est l’intégration à Raccourcis même si pour cette partie, je me base plutôt sur l’intégration de Rappels dans Things via un Raccourci « Brain Storm » que j’ai trouvé sur la chaine YouTube de Christopher Lawley.

Ce raccourci me permet de saisir par lot des choses à faire dès que j’y pense et de les envoyer dans mon Inbox en passant par Rappels.

Il existe d’autres Raccourcis disponible pour ajouter des tâches en automatisant certaines actions. Vous pourrez en retrouver quelques-uns sur le site de MacStories dans cet excellent billet de Fedrico Viticci.

Sans oublier l’intégration des URL schème pour ajouter également des tâches dans Things. Cela permet d’interagir avec d’autres application comme MindNode et de transformer une carte heuristique en un projet directement dans Things.

Si vous lisez l’anglais, je vous invite à lire cet excellent billet de Matthew Cassinelli sur les possibilités de Things 3 avec les URL schème.

Voilà pour l’interface et les fonctionnalités de Things (même si je vous ai un peu dévoilé mon workflow dans cette premier partie). Je ne vais pas faire plus long (car c’était déjà très long comme ça), maintenant que vous êtes plus familier avec l’application Things 3, il est temps pour moi de vous expliquer comment j’utilise cette application au quotidien.

Voilà pour l’interface et les fonctionnalités de Things (même si je vous ai un peu dévoilé mon workflow dans cette premier partie).

mon workflow dans Things 3

Comme je l’explique un peu haut, j’applique (en partie) la méthode GTD pour ma gestion de tâches. Donc je collecte, je traite et j’organise ensuite.

On commence donc avec « l’inbox » et la collecte des tâches.

la boite de réception de Things (inbox)

L’inbox est l’endroit où je stocke tout ! Une note, un rappel, une idée, un lien web, etc. J’envoie tout dans la boite de réception depuis mon MacBook ou mon iPhone.

C’est vraiment le point de départ de mon workflow, point de départ qui me permet de ne rien oublier. Il faut savoir que j’ai vraiment une mauvaise mémoire pour retenir les choses.

Donc dès que je pense à quelque à faire, je l’ajoute dans Things via Siri (« Dis Siri, rappelle moi ça ») pour ne pas l’oublier ensuite. Idem pour les articles que je lis, les applications que je veux essayer ou encore les idées cadeaux auxquelles je pense (pour ma femme, ma fille, etc.).

Si j’ai une chose que je ne dois pas oublier, elle finit dans Things directement sinon elle est oubliée à jamais.

Un outil que j’utilise de plus en plus pour compléter mon Inbox, c’est l’application Shortcuts. Notamment avec un raccourcis dont j’ai déjà parlé plus haut : « brainstorming ».

Cette application me permet d’automatiser pas mal de chose au quotidien pour continuer à collecter tout ce qu’il faut pour que je n’oublie rien. J’utilise aussi pas mal « Mail To Things » pour les mails qui nécessite une action de ma part.

Une fois dans l’inbox, on passe à la phase « process » de la méthode.

process = traitement et organisation

  • organisation (tag + classement dans domaines et projets)
  • échéance (définition de l’échéance, de la récurrence, etc.

Ma partie « process » se compose en deux partie : organisation et planification. Pour la première étape, je prends le temps d’organisation et de hiérarchiser mes tâches. J’ajoute donc des mots-clés spécifiques pour chacune de ces tâches. Une fois que cela est fait, je les organise dans les différents domaines et projets que j’ai créé auparavant.

Une fois que cela est fait (là je suis encore dans la Inbox), j’ajoute des dates d’échéances pour toutes les tâches qui en ont besoin. Et c’est seulement après cette étape, je valide les opérations pour vider mon inbox. Grâce à ça, mes tâches sont classées et planifiées. Je n’ai plus a y pensé, Things me rappellera les choses que j’ai à faire.

Tout comme dans la méthode GTD, si dans mon Inbox, j’ai une tâche qui demande moins de 3 minutes pour être réalisée, je le fais de suite et je marque la tâche comme terminée.

la révision

La révision est la dernière partie du processus et cette partie est assez simple : un ou deux fois par semaines, je passe tous mes projets en revue pour être certain que rien ne traine dans Things sans raison.

Voilà, vous savez tout sur mon utilisation de Things ! Il est évident que cette méthode me correspond mais qu’elle ne correspondra pas à tout le monde. Chacun doit trouver et adapter sa propre méthode.

Si vous avez des questions sur Things, n’hésitez pas à me retrouver sur Twitter pour me les poser (si jamais le formulaire de contact est là pour ça aussi).

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